Rekrytering en spegel av ditt bolag?

I en perfekt värld så är rekrytering av nya talanger till bolaget en snabb och effektiv process. Tyvärr ser verkligheten väldigt olik ut den, jag har omgångar varit i dessa processer och det är ibland vansinnigt frustrerande att se hur pass illa rekrytering passar med den bild många bolag vill ge av sig själva. De mest basala saker som idag är standard i relationer med kunder och sin omgivning som exempelvis tillgänglighet, tydlighet i budskap och effektivitet är de flesta fall helt och hållet försvunnet när det kommer till rekrytering. Få bolag har en sann talent management avdelning och när man väljer att rekrytera går man oftast ut till ett rekryteringsbolag som vunnit uppdraget på eventuella historiska meriter, förmodad kunskap i området och lägsta pris… Detta ger en hel del otrevliga följdeffekter i processen som jag ska försöka beskriva nedan i punktform:

  • Många rekryteringsbolag lever på minimala vinstmarginaler vilket gör att rekryteringskonsulterna har för många uppdrag alt lägger stor tid på att ragga nya… För de som söker dessa tjänster blir effekten att det är oerhört svårt att få fatt i ansvarig rekryterare för att kunna ställa frågor, pitcha in sig själva på tjänster som de ser att de skulle vara en god match för.
  • Ett antal av de rekryteringsbolag som finns på marknaden i Sverige har dessutom satt sig själva som gatekeeper ur det mindre lyckade perspektivet… Jag har exempelvis mer eller mindre blivit idiotförklarad och verbalt förnedrad av rekryteringskonsulter som helt enkelt inte har den minsta aning om området dom rekryterar till alt lever i en värld som fanns för länge sen eller bara är vansinnigt ignoranta.
  • Väldigt många platsannonser är en ren plattityd-matta med standard-ord och väldigt lite beskrivning om vad tjänsten de facto har för tänkbara möjligheter, det gör att man som sökande i par med ovan punkt har svårt att formulera ett förnuftigt ansökningsbrev då man helt enkelt inte har möjlighet att beskriva hur man matchar behoven
  • Just det där med att man standardfraserar annonserna kan ses som en kvarleva från tiden platsannonser låg i tidningarna och det var extremt dyrt att annonsera och plats där med var en avgörande del i den totala rekryteringskostnaden, den delen finns inte längre i och med den digitala revolutionen
  • När man talar med rekryterarna är de tämligen dåligt insatta i tjänsten som sökes och bolaget per se vilket inte heller ger någon djupare möjlighet att beskriva sig själv… Dvs man får ett urvalslotto när de som läser ansökningarna går igenom alla de brev som kommer.
  • Återkoppling på processen runt intervju är oftast tämligen dålig och det är långa intervall innan man hör någonting över huvud taget och i ett flertal fall har jag fått feedback långt efter att jag blivit anställd i ett annat bolag.
  • Rent generellt har man väldigt långa tidsramar för ansökning till en tjänst, i ett fåtal fall har jag varit med om ansökningsfristen har varit 1,5-2 veckor vilket nog kan ses som en optimal tid.
  • I de fall där det varit rekryteringar som skötts av bolaget själva är det väldigt ofta en hänvisning till en person som också är väldigt svår att nå vilket gör att man som kandidat till slut ger upp att ringa och skickar sin ansökning lite på vinst och förlust…
  • Jag har själv sett tjänster som verkar mycket intressanta men där plattityderna, otillgängligheten, valet av rekryteringsbolag, brist på information mm helt enkelt gjort att jag valt att inte söka trots att jag hade varit en utmärkt resurs för bolaget…

Alla dessa punkter är sådant som vilken varumärkeskonsult som helst skulle skjuta prick på direkt för det har en mycket mycket tydlig påverkan av varumärket. Idag är det dessutom direkt farligt för ett varumärke och bolag för framtiden att ha en dåligt Talent Acquisition-process då den dag det inte är hög arbetslöshet så hamnar man illa till. Dessutom sprider sig historierna mycket snabbt via våra sociala medier idag. Vad bör man göra för att få det mer effektivt och vettigt i en rekryteringsprocess? Jo det finns en ganska stor möjlighet att både positionera sig som bolag och arbetsgivare (employer branding) i det nya landskapet faktiskt…

  • Sätt upp en förnuftig plan för din rekrytering, titta på vad du behöver inte vad du ersätter för person. Finns det möjlighet att vässa företagets konkurrenskraft genom att tänka större? Och nej det är inte ett hot mot dig som rekryterande chef med en mer kompetent teammedlem…
  • Avsätt tid för de som är i rekryterande position att vara tillgängliga för frågor från kandidaterna (skriv ut tider i annons då de är tillgängliga), lämna inte det till rekryteringsbolag eller HR, de har sällan kompetens på mer avancerade positioner att kunna ta en diskussion eller mer djuplodande frågor.
  • Gör lite research på ditt rekryteringsbolag, vad har dom för rykte bland kandidater på marknaden? Speglar dom det jag vill att mitt bolags rykte ska vara?
  • Använd inte de vanliga plattityderna, framförallt inte i mer avancerade positioner… Det skrämmer faktiskt bort kandidater. Typiska plattityder är “högt i tak” (stämmer sällan), vi är en snabbrörlig organisation med korta beslutsvägar och liknande meningar och ord.
  • Använd gärna video så som exempelvis @nextU med Stefan Lidén i spetsen gör det gör annonser och beskrivningar betydligt mer levande och “sanna”. Visa kontor, potentiella kollegor och lite mer svepande om bolaget.
  • Kommunicera tydliga tidsramar till kandidater, det finns inget mer frustrerande än en obefintlig beskrivning av processen…
  • Gör gärna en liten microlösning för de som sökt som visar var man är i processen och när första urvalet är gjort så går det ut information till kandidaterna. (Det är en relativt smal sak om man har en bra databasmotor och en begåvad programmerare) och det kan användas till alla processer.
  • Snabba på processerna, det går för långsamt i Sverige… och framför allt ta dyk ner i Employer Branding tänkandet, det ger ditt bolag en bättre möjlighet att skapa ett komplett varumärke som bolag, inte bara för dina tjänster och produkter.

Vi står inför konkurrens om talangerna ännu mer och de nya generationerna på marknaden accepterar helt enkelt inte den gamla processen… Den är just det, GAMMAL

Advertisements

Retaining competence and harnessing your teams creativity

Lately quite a lot of media has covered the lack of workplace happiness among workes and Gallup has done a great survey in the US of the temperature of how employees are connected to their job. It is quite a depressing read and I am quite certain that it is not isolated to the US sad to say… Read more here http://www.fastcompany.com/3011032/creative-conversations/gallups-workplace-jedi-on-how-to-fix-our-employee-engagement-problem?partner=newsletter

Fast Company has done many good pieces on how to keep your team creative, happy and productive and those are a good read for most managers.

My take on this is that I have experienced quite many bad examples of this personally where companies and management actively surpress the employees creativity and smart ideas.

When a manager is content with where the company is for the moment and is too arrogant, ignorant or just plain uninterested to listen to new ideas, then you have quite a bad recipe for workplace discontent.

If you add the fact that if you are to multitask and sit on several different chairs at the same time, have systems that is not tailored to meet the needs, you just add to the fact that you are making your team less efficient.

There are many examples on this from both private and public sector alike…

A friend of mine works in public healthcare where they have a patient record system that demands several different windows open and updates in several places to manage just one patient. It puts an enormous stress on the staff who struggle to document all patient interactions and treatment, whereas there effort should be focused on treating the patients… The system is also not compatible with the nearby hospitals system so there are a lot of manual labor to update data and unnecessary phonecalls to manage a a transfer of a patient.

A company where I used to work that once was a startup that has grown quite large still operate at the level where they were 8 years earlier… Each consultant has to do their own sales, do all their documentation in systems not suitable for project management, reporting tools that are not suitable for larger amounts of data. On top of that they are doing all analysis themselves.

A gifted consultant in a specific area, is not necessarily a gifted salesperson or a customer relations expert or a technical genius. When facing the management that claims that sales is not enough you get demotivated when you put a serious amount of hours in doing your job. There are just not enough hours to do everything properly or just not competence for certain tasks.

What to do to redeem the issues that risks to seriously hamper the development of your company?

I have a few ideas on it, not mine ideas only but I freely borrow and connect the dots 🙂

Do a thorough analysis of what competences your team have and add the quite important questions on what they judge they could do better or differently in the future in their existing position or if they feel that they could be more useful/productive in a different position. To this you should also ask what they feel that they lack in objectives, management, training.

Googles 4 day work week for standard office work is a good thing too, to create time and possibility for develpoment, “skunk works” and creative new ideas will give you teams that are more engaged and happy.

The idea of skunkworks is famed by Steve Jobs, Ericsson, Xerox among some companies and that has given them an edge in technology or services. Proctor & Gamble have creative labs and invite entrepreneurs to bid for ideas and they are given resources to test and develop ideas. This can bolster the company but you should also do that with your own teams, give people from different positions an opportunity to test their ideas without too much of judgement… The phrases we have tried something similar before… This is the way we always have done it… Are like a wet blanket on creativity and innovation for almost anyone.

I have personally experienced this many times and it always give me a bad feeling for trying to enhance business and efficiency in what I do or how the company could find new revenue streams for the future. Several times has that been the reason for leaving a company because you recess in your own development and get discontent with your day.

I have earlier blogged about how you should involve and empower many different parts of the company in innovation and customer satisfaction. This is how you get a happier workforce according to me and my experiences. This is specifically important to get customer support and the development teams to collaborate and understand the key points from users of products and services.

Also make sure that the systems you buy is compatible with your business needs, never be content with buying a generic system, it might be cheaper when you buy it, but it will have serious implications for your business and teams if they have something that is not optimized for their work.

When you do your yearly assesment and team review, re-think it, do it on a monthly basis to capture possible discontent and new ideas and input on process and development for all parts of your company.

And last but not least make sure that the management team actually understand what their job is about… Managing their teams to be as good as they possibly can and that is no small a task for someone who might have gotten their promotion based on years in service… Not on their skills in managing people….

Empower and Reward – If you Love your Customers – Love your Employees

Why would a marketing nerd like me write about this…

After having a very interesting debate on Twitter with @_jorgen_e and @simonistic regarding compensation and organizational structure, I had to go back to my earlier blog posts on organizations and pondered how would I propose empowerment of the employees and how to design a compensation plan incl bonuses.

Challenging as it is, it is also something that have disturbed me for quite some time because I see an unnecessary imbalance and inefficiency when it comes to customer relations and business growth paired and how you manage your employees. Much of todays internal structures also gives that many employees feel dissatisfied or down right hostile to their employer but dare not challenge or change job due to the economy.

So what is my take on empowerment and how to compensate in my idea of an organization?

Well something like this as for a starter

Customer and Employee Empowerment

Let me explain what might not be obvious

Sales and Customer Service (incl implementation teams etc) owns the customer experience but they cannot alone deliver unless Marketing and Development contribute and continuously communicate and learn from those in the front line. Sales on the other hand cannot just do the deals and deliver terms that are not possible to meet for Customer Service and Development.

Here comes the first intervention from Top Management, they must understand that focus should not only be on numbers in sales above all. They must have a focus that include both Sales but equally important  Employee and Customer Experience… Because neither will be happy if terms are either impossible to meet when it comes to implementation or service and customer will be seriously disgruntled if they do not get promised delivery.

To deliver  a proper Employee and Customer Experience you need to ensure that your internal processes function, I will try to illustrate below the flow

The majority of customer response flow back to the company via Customer Services, Sales and Marketing and they should have a very profound impact on the Development teams work, and should be part of the iteration in the development process. If they are not very closely integrated they will get the wrath from the customers which will lead to…

So by each iteration and development all department that are directly facing customers regarding the products or services should be involved in the development process or at least should they have proper briefing and training before anything is unleashed on to the customers.

Employee disgruntlement will give the Top Management a belly ache maybe not in 3 to 6 months but in the long run since it will increase departure of competent employees, bad customer service and just pure disinterest of tasks which will accelerate to an increasingly bad Customer Experience. Which of course will have a profound impact on the company’s revenue, reputation and therefore accelerate the downward spiral through Dante’s Hell.

How will this structure impact Compensation then?

Employee Experience is as I have above discussed extremely important for delivering of Customer Experience and how do you the deliver it in a compensation form part from involving every of the customer facing and back-office teams.

The exact formula is for a talented HR-person, not me, to calculate but I will take a stab at a basic structure.

Starting with Top Management and here I include Senior Department Managers and Finance bonus program, the one really hot topic in media and even in the world of politics. Top Management bonuses has been on virtually every agenda for quite some time now…

Basis for the Top Management bonuses should in my opinion be:

  • Customer Satisfaction
  • Employee Satisfaction
  • Company Revenue Growth (Not profit based on firing or outsourcing Employees)
  • Company Innovation & Invention (See article about Amazon)
  • Time spent in customer facing activities and other departments especially important for Finance that are  a often viewed as the plague by ALL other departments

Sales bonuses should be based on the following

  • Deals done, after deal implemented/delivered to customer satisfaction
  • Sales involvement in customer service resolution/account management
  • Company Innovation & Invention (See article about Amazon)
  • Customer Satisfaction
  • Company Revenue Growth
Customer Service bonuses is the hardest one to define but I will give it a try and yes innovation and invention should be there since customer service team might come with solutions to development based on their customer engagement.
  • Customer Satisfaction – ranking of satisfaction in how Customer Service meet the customers.
  • Company Innovation & Invention (See article about Amazon)
  • Company Revenue Growth
Marketing and Development are quite closely tied together since they at least should walk hand in hand. Marketing should be one of the key stakeholders for new ideas to Developments process.
  • Company Innovation & Invention (See article about Amazon)
  • Customer Satisfaction
  • Company Revenue Growth
  • For Marketing only – Brand Specific Metrics
  • For Development – Customer satisfaction for usage
This is probably just an utopia but if I got presented to a company structure that looks like this and a compensation/bonus program that is structured in this fashion it would very much increase my interest to apply for a job and probably also stay within the company.
And to answer my opening question… it is most certainly very good for business and an excellent thing to market and would make hiring of top talents very easy…