Rekrytering en spegel av ditt bolag?

I en perfekt värld så är rekrytering av nya talanger till bolaget en snabb och effektiv process. Tyvärr ser verkligheten väldigt olik ut den, jag har omgångar varit i dessa processer och det är ibland vansinnigt frustrerande att se hur pass illa rekrytering passar med den bild många bolag vill ge av sig själva. De mest basala saker som idag är standard i relationer med kunder och sin omgivning som exempelvis tillgänglighet, tydlighet i budskap och effektivitet är de flesta fall helt och hållet försvunnet när det kommer till rekrytering. Få bolag har en sann talent management avdelning och när man väljer att rekrytera går man oftast ut till ett rekryteringsbolag som vunnit uppdraget på eventuella historiska meriter, förmodad kunskap i området och lägsta pris… Detta ger en hel del otrevliga följdeffekter i processen som jag ska försöka beskriva nedan i punktform:

  • Många rekryteringsbolag lever på minimala vinstmarginaler vilket gör att rekryteringskonsulterna har för många uppdrag alt lägger stor tid på att ragga nya… För de som söker dessa tjänster blir effekten att det är oerhört svårt att få fatt i ansvarig rekryterare för att kunna ställa frågor, pitcha in sig själva på tjänster som de ser att de skulle vara en god match för.
  • Ett antal av de rekryteringsbolag som finns på marknaden i Sverige har dessutom satt sig själva som gatekeeper ur det mindre lyckade perspektivet… Jag har exempelvis mer eller mindre blivit idiotförklarad och verbalt förnedrad av rekryteringskonsulter som helt enkelt inte har den minsta aning om området dom rekryterar till alt lever i en värld som fanns för länge sen eller bara är vansinnigt ignoranta.
  • Väldigt många platsannonser är en ren plattityd-matta med standard-ord och väldigt lite beskrivning om vad tjänsten de facto har för tänkbara möjligheter, det gör att man som sökande i par med ovan punkt har svårt att formulera ett förnuftigt ansökningsbrev då man helt enkelt inte har möjlighet att beskriva hur man matchar behoven
  • Just det där med att man standardfraserar annonserna kan ses som en kvarleva från tiden platsannonser låg i tidningarna och det var extremt dyrt att annonsera och plats där med var en avgörande del i den totala rekryteringskostnaden, den delen finns inte längre i och med den digitala revolutionen
  • När man talar med rekryterarna är de tämligen dåligt insatta i tjänsten som sökes och bolaget per se vilket inte heller ger någon djupare möjlighet att beskriva sig själv… Dvs man får ett urvalslotto när de som läser ansökningarna går igenom alla de brev som kommer.
  • Återkoppling på processen runt intervju är oftast tämligen dålig och det är långa intervall innan man hör någonting över huvud taget och i ett flertal fall har jag fått feedback långt efter att jag blivit anställd i ett annat bolag.
  • Rent generellt har man väldigt långa tidsramar för ansökning till en tjänst, i ett fåtal fall har jag varit med om ansökningsfristen har varit 1,5-2 veckor vilket nog kan ses som en optimal tid.
  • I de fall där det varit rekryteringar som skötts av bolaget själva är det väldigt ofta en hänvisning till en person som också är väldigt svår att nå vilket gör att man som kandidat till slut ger upp att ringa och skickar sin ansökning lite på vinst och förlust…
  • Jag har själv sett tjänster som verkar mycket intressanta men där plattityderna, otillgängligheten, valet av rekryteringsbolag, brist på information mm helt enkelt gjort att jag valt att inte söka trots att jag hade varit en utmärkt resurs för bolaget…

Alla dessa punkter är sådant som vilken varumärkeskonsult som helst skulle skjuta prick på direkt för det har en mycket mycket tydlig påverkan av varumärket. Idag är det dessutom direkt farligt för ett varumärke och bolag för framtiden att ha en dåligt Talent Acquisition-process då den dag det inte är hög arbetslöshet så hamnar man illa till. Dessutom sprider sig historierna mycket snabbt via våra sociala medier idag. Vad bör man göra för att få det mer effektivt och vettigt i en rekryteringsprocess? Jo det finns en ganska stor möjlighet att både positionera sig som bolag och arbetsgivare (employer branding) i det nya landskapet faktiskt…

  • Sätt upp en förnuftig plan för din rekrytering, titta på vad du behöver inte vad du ersätter för person. Finns det möjlighet att vässa företagets konkurrenskraft genom att tänka större? Och nej det är inte ett hot mot dig som rekryterande chef med en mer kompetent teammedlem…
  • Avsätt tid för de som är i rekryterande position att vara tillgängliga för frågor från kandidaterna (skriv ut tider i annons då de är tillgängliga), lämna inte det till rekryteringsbolag eller HR, de har sällan kompetens på mer avancerade positioner att kunna ta en diskussion eller mer djuplodande frågor.
  • Gör lite research på ditt rekryteringsbolag, vad har dom för rykte bland kandidater på marknaden? Speglar dom det jag vill att mitt bolags rykte ska vara?
  • Använd inte de vanliga plattityderna, framförallt inte i mer avancerade positioner… Det skrämmer faktiskt bort kandidater. Typiska plattityder är “högt i tak” (stämmer sällan), vi är en snabbrörlig organisation med korta beslutsvägar och liknande meningar och ord.
  • Använd gärna video så som exempelvis @nextU med Stefan Lidén i spetsen gör det gör annonser och beskrivningar betydligt mer levande och “sanna”. Visa kontor, potentiella kollegor och lite mer svepande om bolaget.
  • Kommunicera tydliga tidsramar till kandidater, det finns inget mer frustrerande än en obefintlig beskrivning av processen…
  • Gör gärna en liten microlösning för de som sökt som visar var man är i processen och när första urvalet är gjort så går det ut information till kandidaterna. (Det är en relativt smal sak om man har en bra databasmotor och en begåvad programmerare) och det kan användas till alla processer.
  • Snabba på processerna, det går för långsamt i Sverige… och framför allt ta dyk ner i Employer Branding tänkandet, det ger ditt bolag en bättre möjlighet att skapa ett komplett varumärke som bolag, inte bara för dina tjänster och produkter.

Vi står inför konkurrens om talangerna ännu mer och de nya generationerna på marknaden accepterar helt enkelt inte den gamla processen… Den är just det, GAMMAL

Official Values and Internal Behavior – building an Employer Brand

Every company want to retain their talents and lure new ones to join their ranks to build an awesome company… Few however really succeed in this endeavour and there are a few good reasons to this.

While you spend a lot of time, effort and money on building a public image and brand for your products or services you might be slipping on the inside…

In my opinion one of the absolute key factors to this is as in the header. If you have a mismatch between your officially stated Company Values that is stated in your mission document, employee manifest etc and your Internal Behavior. I e how you actually do your day-to-day business and how you treat your employees. The discrepancy between your official values and your internal behavior cause disharmony and petrify development and the social interaction in a company. To say the least it also kills creativity and explorer mentality that could bring you the next invention, great customer service or just very efficient operations.

In my former post on employer branding I discussed a bit about internal conduct and management of your managers incl behavior on executive/board-level since they are the pace-setter and role model for a the rest, not necessarily consciously, but on a very unofficial level for the rest of the management and employees.

Many start-up companies comes to life with gusto and can-do attitude but while growing there comes need for structure, formal corporate policies, middle management, HR-departments, Employee Handbooks etc and often in the process you lose the spirit that was the cornerstone that the company was built on. Then you hire a CEO from another larger company that might not be schooled in the start-up mentality and he/she bring values from the large company. This is often where you start a slow downward spiral in creativity, community-feeling in the company and when you grow it is very much harder to keep the spirit that was the root of the company.

To manage this you need all ready from the beginning think of the art of storytelling. Set the values you have told and act a compelling image of why and how you live your company life in the eco-system you decided is yours. How you do storytelling is however a totally different art form that you often need help to do properly

What can you as a manager/owner/board-member then do keep it fresh and open-minded?

I have a few suggestions that could make a difference

  • Ensure that the spirit of the company is constantly communicated from founders, senior managers without the obvious standard company wording but in person and at least make it seem un-rehearsed.
  • Storytelling is what brings the company together, a common set of beliefs and actions that show what the company and it’s mission is all about.
  • Be vigorous in enforcing cross-company team collaboration in projects where you have an open session at times to get input from all parts of the company. Not only experts are valuable. Finance or customer service might ask relevant questions and it gives all employees a sense of worth no matter position (yeah it can be a bit time-consuming but might bring tremendous value).
  • Make sure senior management set aside time to meet with customers and employees to understand what is going on, do not rely on fitness reports and do visit unannounced and just stroll around informally to get a sense of daily business, this is encouraging if you ask kind questions and you will have a world good will and learnings. And it sets a very good example for engagement and commitment for the rest of the company.
  • Be generous with training of people, even if it might not be a job description training for the employee, you might unlock creativity and ideas you could not imagine was there for the company’s benefit. On top of that you will get a more satisfied employee that will spread the word about the great company they are working for.
  • Make sure you understand and harness the power that social media unlock among employees and the eco-system.
  • Be active in your community or globally with projects that makes the employees feel good for bringing some of their expertise or just common sense to use for those in need. CSR well managed is a very powerful storytelling tool for recruiting good people.
  • Of course be active and generous within the school system, make opportunities for post-docs, internships, offer support and funding for projects… This is a very powerful way to attract young talented people and still, many managers do not really understand, they think it is for the big companies.
  • Ensure equal treatment and fair possibilities for parents to have flexible working time and place.
  • From my former blog this statement is crucial for building a good and open internal culture and values: Train and make sure that your managers have an ethical and empathic point-of-view on their teams and keep track of it with a company wide audit of employee satisfaction that encourage honesty and that it would be a part of the management bonus to ensure a constant flow of feedback to make sure that numbers are constantly growing. I.e. make sure that your managers are on their toes. Also be vigilant in ensuring that managers do not go after their teams if rated poorly. People as a group seldom rate some one poorly without a reason. The grade is usually earned.
In my humble opinion, if you can at least implement the basic structure of my above mentioned ideas you will have a good start for building a good employer brand among your own team, the alumni and potential employees.

Recruitment agencies bad for Employer Branding?

One thing that you find out really fast while looking for a new position is that recruitment companies and their recruiters often are virtually impossible to reach…

Too many do not answer their phones, do not reply to sent e-mails and are often very stressed when you eventually get hold of them…  The most common response I have received (if you get them) in telephone is can you call another time/day or I am on my way into a meeting, can you keep it short… wow, no I cannot keep it that short… I am trying to pitch myself to you to get a meeting!

There is one company here in south of  Sweden where I have tried approx 60 times to get hold of a recruiter and now one year after and 6 different positions that has gone through that recruitment company, still not been able to get hold of him via phone or mail…

Or like the recruitment firm that I came to an interview to a couple of weeks ago where the recruiter spent 40 out 45 minutes telling me that she could not use my experience for any client since I have had some positions that are approx 2 years in each company and that it is impossible to deliver anything until year 3 in a position… and she claimed that it was a common idea among marketing managers in this region of Sweden… She did not even care to listen to what I could deliver as an potential employee with a long term experience from international companies… Just dissed me totally…

Needless to say that when I get into a hiring position they will not get any work sent their way… Nor will I ever recommend them…

Is this how you as an employer really want your brand to be exposed to the candidates?

What would your own first impression be of a company who you have to call 10-15 times to get hold of and that do not reply to your e-mails… an initial gut feeling response would be I would not do business with a company that treated me like that as a potential customer…

So I have a few very simple advice regarding this to both recruitment companies and HR-departments that would boost the general employer brand and possibilities to recruit when it comes to a time when there are a scarcity of competent people to hire.

  • Set dates and times where you will be able to take calls and answer e-mails or chat and make sure that you are available goes both for agencies and companies
  • Do not start a process with advertising etc and then go on vacation… see above!
  • Brief true and well on what is to be expected for the future in the position and a bit about where they expect the employee to be in the coming years
  • Make sure that the recruitment agency understand your employer branding effort and the true culture of the company… not the wished for corporate culture
  • Do a follow-up with those that did not pass to the different stages of the process and learn their experiences… and you might actually learn something from them about your image and if there are things to improve in the recruitment process
This is not rocket science… Just common sense… Protect your brand, it is by far the most valuable asset you have second only to your employees…